Chaque année, les Dreets contrôlent au niveau régional plusieurs dizaines de centres de formation. C’est ce qui est arrivé à l’un des membres d’OF CONNECT en avril dernier.
Une formalité administrative et financière pour ce dirigeant aguerri mais, avant tout, une journée riche d’enseignement que ce dernier a bien voulu nous relater en toute transparence.
Bonjour Mouhcine. Peux-tu nous rappeler le contexte de ce contrôle ?
« Rappelons déjà que tout organisme de formation qui déclare son BPF et dispose donc d’un NDA peut être soumis au contrôle de sa Dreets. Cela fait partie de ses missions.
Dans notre cas, il s’agissait d’un contrôle aléatoire sur la partie CFA de notre structure. »
As-tu été prévenu ?
« J’ai reçu une lettre recommandée me prévenant du contrôle 15 jours avant le jour J. Le courrier précisait la liste des pièces à préparer dont certaines devant être envoyées en amont.
Mais il arrive dans certains cas que les contrôles soient réalisés de manière inopinée ! »
Une fois le courrier reçu, qu’as-tu fait ?
« La première étape est d’entrer en contact avec la personne pour accuser réception. Il y a un premier envoi de documents qui se fait par mail. »
Que contrôle-t-il une fois sur place ?
« Le contrôleur de la DREETS peut choisir son année de contrôle. Il ne s’agit pas forcément de l’année en cours donc veillez à bien garder tous vos justificatifs. Et le point de départ du contrôle reste bien le BPF, pas l’audit Qualiopi attention ! Il n’intervient pas non plus sur la qualité pédagogique de vos formations ni les émargements. Il a simplement besoin de vérifier la réalité de l’existence de la formation
Pour ce faire, il visite les locaux, les salles de formation, compte le nombre de tables, fait un état des lieux des ordinateurs disponibles, questionne les équipes…
Il recherche la cohérence avant tout ! »
Les documents contrôlés sont les suivants :
Organigramme
Support et plaquette de présentation
Statut juridique constitutif et dernière version en date
Document comptable de l’exercice contrôlé
Livre journal
Compte de résultat
Bilan
Formulaire apprentissage pour les CFA
Tableau excel qui récapitule l’ensemble de vos prestations effectuées sur la période contrôlée
(j’ai pour ma part utilisé les exports de Digiforma en les fusionnant)
Liste des formateurs internes et externes avec siret et NDA
Descriptif des moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre
Diplôme et cv des formateurs
Liste des certifIcations préparées
Règlement intérieur et CGU
Étais-tu accompagné par ton comptable le jour J ?
« Non. J’avais bien toutes les archives numériques et papier car le contrôleur ne va pas fouiller dans vos logiciels. »
Que se passe-t-il à l’issue de cette journée ?
« Il y a une nouvelle étape d’échange de mails, puis une seconde visite. Le contrôleur va enfin rédiger son rapport avec les anomalies qu’il a pu constater. Son rapport passe ensuite en commission et après il peut y avoir une mise en demeure. »
A-t-il noté des anomalies ?
« Il nous manquait la comptabilité analytique qui est propre au CFA et qu’on doit déposer à France compétences. Nous avions manqué de vigilance avec notre ancien expert comptable.
Il manquait aussi le NDA à l’une de nos formatrices sous-traitante. »
Que retiens-tu de ce contrôle ?
« En tant que dirigeant, il faut le prendre comme un moyen de s’améliorer. On est dans la pédagogie. Il faut être à l’écoute et accepter l’erreur.C’est aussi une bonne préparation pour Qualiopi !
On m’a toujours dit que ce n’était pas grave si on faisait des erreurs sur son BPF mais entre faire une erreur et cacher des choses, la frontière est faible. Soyez vigilant et bien entouré par un expert comptable qui connaît bien le secteur. Je conseillerais aussi d’avoir un commissaire de compte (même si n’est pas obligatoire). »
